Effectief reorganiseren: wat je moet weten

Worstel je met de vraag ‘Moet ik reorganiseren?’ Dit blog helpt je verder! We bespreken de impact van een reorganisatie en hoe je het effectief kunt uitvoeren.

Team Kennisdomein

21 juli 2023 ·

7 minuten Leestijd

417 X Bekeken

De vraag ‘moet ik reorganiseren’ is eigenlijk alleen goed te beantwoorden als je weet wat er allemaal komt kijken bij een reorganisatie. Je kunt dan beter inschatten of het nodig is, of het mogelijk is en wat het beste moment is om te reorganiseren. 
Een kleine reorganisatie, bijvoorbeeld van een afdeling, heeft natuurlijk minder consequenties voor een bedrijf dan wanneer het om een grote reorganisatie gaat waarbij het hele bedrijf is betrokken. Vrijwel altijd heeft zo’n grote verandering binnen het bedrijf ook grote gevolgen voor het personeel. Niet alleen op vertrekkende medewerkers maar vooral ook op de blijvers. 

Voor een ervaren bedrijfsadviseur is een reorganisatie bekend terrein. Als je zo’n specialist inhuurt, ben je zeker van alle benodigde kennis en ervaring zodat de reorganisatie op rolletjes loopt. 

Reorganiseren doe je niet alleen. Er moet veel gebeuren: een slimme strategie bedenken, een reorganisatieplan en/of organogram opstellen, contacten onderhouden met het UWV (en er is kennis nodig van de ontslagregels) en er moet geld worden vrijgemaakt binnen het bedrijf of geleend bij de bank. 

Waarom reorganiseren

De wereld is voortdurend in beweging en dat geldt ook voor je bedrijf. Het groeit (of krimpt) waardoor een verhuizing noodzakelijk is. Personeel komt en gaat, je dienstenpakket wijzigt, wet- en regelgeving veranderen en ga zo maar door. Kleine wijzigingen kan je intern opvangen maar soms is een grotere aanpassing nodig en dan komt de reorganisatie om de hoek kijken. Het is belangrijk tijdig te signaleren dat een reorganisatie nodig is. Je bent te laat als er bijvoorbeeld huurachterstand is, je de vraag niet meer aankunt, te weinig opdrachten hebt of je personeel een voor een ontslag neemt. Een reorganisatie is dan onvermijdelijk maar zal lastiger worden dan wanneer je problemen eerder had gesignaleerd en dus eerder stappen had kunnen zetten. 

Wil je meer weten over het verbeteren van je bedrijf of afdeling? Download ons gratis e-book boordevol tips.

Lees verder na de afbeelding.

Stappenplan reorganisatie

De eerste stap tot reorganiseren is het formele besluit daartoe. Daaraan vooraf gaat nog onderzoek, iets waarvoor je het beste al direct een specialist zoals een business consultant kunt inschakelen. Je bent dan zeker van een onbevooroordeelde blik, kennis, ervaring en je hebt een fijne sparringpartner in deze enerverende periode. 

Hierna meer over de -grote- stappen die tijdens een reorganisatie worden gezet. Niet voor alle reorganisaties komen alle stappen aan bod, want soms is het bijvoorbeeld niet nodig afscheid te nemen van werknemers. Daarnaast zijn er tal van kleinere, maar zeker ook belangrijke, tussenstappen. 

Een reorganisatieplan opstellen

Als het formele besluit tot reorganiseren is genomen, dient er een plan van aanpak te worden opgesteld, het reorganisatieplan. Dit is veel werk waarvoor je veel informatie nodig hebt van medewerkers. Geheim houden van de voorgenomen veranderingen is dan ook vrijwel onmogelijk. Tegelijkertijd kan het lastig zijn open te communiceren over je voornemens omdat het veel onrust kan geven op de werkvloer. Open communicatie is meestal toch de beste optie. Het is een ingrijpend traject, voor iedereen. 

In het reorganisatieplan komt van alles te staan; een weergave van de financiële situatie bijvoorbeeld en uiteraard een toelichting op de reden van organiseren. Zeker als er arbeidsplaatsen verloren zullen gaan is het zaak de reorganisatie goed te onderbouwen want in een later stadium is toestemming van het UWV nodig voor ontslag van werknemers. 

Een paar voorbeelden van onderwerpen in het reorganisatieplan:

• Financiële situatie voor en na reorganisatie
• Verwachtingen ten aanzien van de orderportefeuille
• Verhuizen, kosten verhuizing
• Management
• Welke afdelingen zijn er straks 
• Logistiek
• Is er een nieuw online platform nodig
• Meer inzetten op marketing? Kijk naar de kosten, bijvoorbeeld voor een online marketingspecialist

De reorganisatie uitvoeren

Allereerst dien je uiterlijk op dit moment, dus voordat je je plannen werkelijk gaat uitvoeren, de werknemers, en de ondernemingsraad, in te lichten over je voornemen tot reorganiseren. Ook de vakbond moet worden ingelicht, indien van toepassing. Zullen er ontslagen vallen, dan is het nodig een sociaal plan op te stellen. Hierin staat welke maatregelen worden genomen om het ontslag te verzachten. Dit is overigens niet verplicht. 

Aanvragen voor ontslag van personeel bij een reorganisatie moeten bij het UWV met een ontslagformulier worden gedaan. Natuurlijk kun je ook proberen of overeenstemming kan worden bereikt met personeel zodat ontslag niet nodig is. Personeel ontslaan in verband met bedrijfseconomische redenen is gebonden aan regels. Die kun je lezen op een speciale pagina van de overheid over dit onderwerp. Deze regels vormen samen het zogenaamde afspiegelingsbeginsel. 

Het is belangrijk om op een nette manier afscheid te nemen van personeel dat vertrekt. Daarnaast moet ook het personeel dat blijft goed worden ondersteund, want deze onzekere tijd kan angst op de werkvloer met zich meebrengen met als gevolg minder loyaliteit en betrokkenheid of zelfs leiden tot een hoger ziekteverzuim. 

Wat kost reorganiseren

Een reorganisatie kost inzet, tijd en geld. Vooraf moet je dus bedenken of je die tijd en inzet, en het geld hebt om de reorganisatie professioneel aan te pakken. 

Hoeveel tijd is nodig

Hoeveel tijd een reorganisatie kost, hangt natuurlijk mede af van de grootte en impact. Wel moet het hele proces zo snel mogelijk gaan, maar daarnaast ook zorgvuldig. Een goede voorbereiding is het halve werk. Er is veel informatie nodig waaronder cijfers en daarnaast kost het opstellen van het reorganisatieplan ook behoorlijk wat tijd. Deze voorbereidingsperiode duurt 1 tot 3 maanden. 

Is overleg met de Ondernemingsraad nodig, en wellicht ook met de vakbonden, dan kan deze periode langer duren. 

Als je afscheid wil nemen van werknemers dan kost dit ook tijd. Vaak is het voordelig, ook qua tijd,  om met de betreffende werknemer een beëindigingsregeling te treffen. Dit gebeurt in de vorm van een vaststellingsovereenkomst. Je kunt dan bij het UWV eerst alleen een voorlopige ontslagaanvraag indienen waarna je 14 dagen de tijd hebt om er met de werknemer uit te komen.

Komt het toch tot een ontslagprocedure bij het UWV, dan neemt dit 4 tot 7 weken tijd in beslag. Daarna heb je te maken met de geldende opzegtermijn van de arbeidsovereenkomst met de betreffende werknemer. 

Hoeveel tijd andere aspecten van je reorganisatie in beslag nemen hangt van de situatie af. Als je bijvoorbeeld wilt verhuizen, dan heb je te maken met het opzeggen van een huurovereenkomst of de aankoop en verkoop van een pand. 

Hoeveel geld is nodig

De financiële consequenties bij reorganisatie verschillen uiteraard flink. Het inhuren van specialisten zoals een bedrijfsadviseur, marketingspecialist of tekstschrijver is meestal niet te vermijden en dat kost geld. Wel is het zo dat je reorganisatie soepeler, sneller en effectiever verloopt en je die kosten snel zal terugverdienen. 

Andere kosten waarmee je kunt worden geconfronteerd:

• Kosten van vrijstelling van werk. Werknemers die worden ontslagen worden vaak vrijgesteld van werk. De loonkosten lopen dan door terwijl er geen productiviteit meer is
• Kosten van outplacement. Kosten die worden gemaakt om de ontslagen werknemer te begeleiden naar werk. Gemiddeld kost dit ongeveer €4000 per werknemer
• Transitievergoeding. Elke werknemer die wordt ontslagen heeft recht op een wettelijke transitievergoeding, ook als het gaat om bedrijfseconomisch ontslag. De transitievergoeding bedraagt 1/3e van het maandsalaris/per dienstjaar en daarbij tellen ook vakantietoeslag, ploegentoeslagen, overwerkvergoedingen, winstuitkeringen, variabele eindejaarsuitkeringen en bonussen mee. 

Reorganiseren is communiceren

Reorganiseren van een bedrijf is vaak noodzakelijk, maar ook ingewikkeld. De sleutel tot het goed laten verlopen van de reorganisatie is communicatie. Goede communicatie aan de top, het management, met de werknemers, specialisten, banken en andere partijen. Het kan heel slim zijn om juist daarvoor een derde partij, een specialist, in te huren. 

Wil je meer informatie over het verbeteren van jouw bedrijf of afdeling, vraag dan vrijblijvend informatie aan of download ons gratis e-book ⤵

Gratis ebook met tips voor bedrijven en afdelingen!

✅ Direct gratis in je mailbox
✅ Creëer concrete doelen, een betere missie & visie en verbeter je marketing en communicatie inzet
✅ Geschreven door de specialisten van Kennisdomein

Eerste publicatie op: 21 juli 2023

• Deel Artikel:

Bedrijf Bedrijfspand Bedrijfstermen Communicatie

Geschreven door: Team Kennisdomein

Van Kennisdomein

Team Kennisdomein bestaat uit specialisten die hun sporen hebben verdiend. Het team zorgt voor invulling van Kennisdomein vanuit de passie voor schrijven en het delen van kennis met anderen. De specialisten willen graag meer inzicht creëren in tal van onderwerpen zodat...

Meer informatie