Effectief vergaderen met optimaal resultaat

Vergaderen is veel meer dan alleen maar met een groep mensen (online) bij elkaar zitten en over onderwerpen discussiëren. Komen medewerkers enkel op deze basis bij elkaar, dan wordt vergaderen ineffectief. Je komt als bedrijf of instelling terecht in een sleur. Bovendien gaan mensen tegen deze vergadermomenten opzien. Daarbij kost dit ‘bij elkaar zitten’ veel arbeidstijd en dus geld. Want op hetzelfde moment zou je productief bezig kunnen zijn binnen een organisatie met een bruisende sfeer. Een sfeer van positieve inzet van medewerkers die gemotiveerd zijn om veelbelovende plannen uit te voeren.

Team Kennisdomein

30 april 2023 ·

7 minuten Leestijd

6.5K X Bekeken

Hoe kun je overstappen op een vergadertechniek die interesse wekt bij de deelnemers en de waardering vergroot? We nemen de checklist even met je door.

Lees verder na de afbeelding.

Moeten we wel vergaderen?

Interesse en inzet bij de collega’s kan pas worden gewekt als een onderwerp echt aandacht nodig heeft. Veel te vaak wordt voor de vorm over onderwerpen gepraat. Ze komen ‘ter tafel’ en zijn daarmee besproken. Verdere invulling of verandering wordt niet gewenst. Je kunt je bij dit soort ‘onderwerpen’ gerust afvragen of er wel over moet worden vergaderd. Het leidt tot verspilde energie en in slaap vallende collega’s. Wordt er ook nog eens wekelijks op een vast tijdstip op een dergelijke vergaderd, dan gaat iedereen er nadrukkelijk tegenop zien.

Zet daarom alleen onderwerpen op de agenda waarover discussie gewenst is. Onderwerpen die echt nog nader moeten worden ingevuld. Dit kunnen dus alleen maar onderwerpen zijn die hun definitieve vorm nog moeten krijgen. Alleen zulke onderwerpen zijn de moeite waard om over te vergaderen. Bovendien wekken ze de interesse op van de deelnemers. Die zullen hierdoor echt voelen dat ze invloed hebben op de uitkomst van de vergadering.

Bepaal vooraf het vergaderdoel 

Om die invloed goed te sturen is het belangrijk om vooraf het doel van een vergadering vast te stellen. Gaat de vergadering over meerdere onderwerpen, stel dan per onderwerp zo goed mogelijk het vergaderdoel vast. Zo is de discussie alvast ingekaderd en worden teleurstellingen voorkomen. Iedereen weet van te voren wat er van hem of haar wordt verwacht. Het spreekt vanzelf dat deze vergaderdoelen ruim voor de vergadering met alle deelnemers worden gedeeld. Gaat dit via de mail, kies dan een duidelijk format voor dit bericht. Werk met korte en heldere formuleringen. Probeer ook steeds hetzelfde format te gebruiken. Zo krijgt de informatieronde die aan elke vergadering voorafgaat een vaste plaats in de hoofden van de medewerkers.

Mensen kiezen per vergadering 

De drie voorgaande punten hangen sterk samen met het volgende punt uit onze checklist: Kies per vergadering alleen de mensen uit die nodig zijn om het vergaderdoel te halen. Dit betekent dat je alleen mensen uitkiest die voor het betreffende onderwerp over voldoende expertise beschikken. Maar ook het functieniveau is belangrijk en natuurlijk de capaciteit van de medewerker om tijdens de vergadering een helder standpunt te verwoorden. Beschikt een medewerker over de benodigde kennis, maar is het een slechte prater, probeer dan zijn of haar aanwezigheid te combineren met de aanwezigheid van een collega die hierbij behulpzaam kan zijn. Op deze manier blijft vergaderen met minder goede praters toch efficiënt.

Check nogmaals de agenda

Na de eerste vier stappen heb je het al aardig voor elkaar. De vergadering belooft efficiënt te gaan verlopen. Voordat je de agenda daadwerkelijk rondstuurt is een laatste controle van belang. Nu je de doelen hebt vastgesteld en hebt besloten wie je gaat uitnodigen, kun je beoordelen of de agenda hier naadloos op aansluit. Zijn alle items goed geformuleerd. Zijn alle opgenomen punten hun plek op de agenda echt waard? Pas als je het gevoel hebt dat alles in jouw opzet past, kun je met een goed gevoel de agenda gaan rondsturen. Maar doe dit nu nog even niet. Er moeten nog een paar keuzes worden gemaakt. Die komen in de navolgende punten aan de orde.

Wie wordt de voorzitter?

Er zijn veel bedrijven en instellingen waarbij de vergadering altijd door dezelfde persoon wordt voorgezeten. Soms is er weinig anders mogelijk, gezien het geringe aantal mensen dat er werkt. Maar als er op één of andere manier een keuze is, zorg dan voor een vergadervoorzitter die met het onderwerp goed op de hoogte is. Een voorzitter dus die weet hoe hij of zij zo efficiënt mogelijk het vergaderdoel kan bereiken. Ook nu zorgt een juiste keuze ervoor dat de vergadering op interessante wijze verloopt, zonder dat mensen er met tegenzin bij zitten.

Blijven opletten tijdens de vergadering

Vergader je met meer dan vier personen, dan gebeurt het soms dat bij sommige deelnemers de aandacht wat verslapt. Dit gaat direct ten koste van de efficiency en kan leiden tot een kennistekort bij het doorhakken van knopen. Wijs daarom vooraf bij elke vergadering iemand aan die erop let dat alle deelnemers bij de les blijven. Toegegeven, dit klinkt een beetje schools. Toch zorgt het voor een vergaderstijl die alle deelnemers actief houdt en binnen een minimum aan tijd kan worden afgerond.

Je goed aan de tijd houden

Is er een deadline in zicht, dan ga je altijd efficiënter om met de tijd. Zo is het ook tijdens een vergadering. Wanneer je vooraf per agendapunt een bepaalde tijdsduur uittrekt, is voor iedereen steeds dit tijdsdoel in zicht. Dit helpt om in het overleg tijdig keuzes te maken en op een gestructureerde manier knopen door te hakken. De hoeveelheid tijd die per onderwerp wordt uitgetrokken geeft vaak ook het gewicht van een bepaald agendapunt aan. Wanneer je de vergadertijd van te voren al per agendapunt vermeldt, weten de deelnemers precies waar bij de komende vergadering de zwaartepunten zullen liggen. Zowel tijdens ieders voorbereiding als tijdens de vergadering wordt dan het meest efficiënt met de tijd omgesprongen. Ben je bang dat in het vuur van de vergadering de tijd uit het oog wordt verloren? Zet dan gewoon een kookwekker aan. Dit is grappig bij een fysieke vergadering, maar zeker ook als de vergadering online plaatsvindt.

Tot slot: Het opstellen van een actiepuntenlijst

Je hebt met z’n allen effectief vergaderd en je bent bijna klaar. Voordat je het vergeet: De besluiten die genomen zijn moeten nu worden omgezet in echte actie! Dit doe je door tegen het einde van de vergadering een actiepuntenlijst op te stellen. Elk besluit wordt toegewezen aan de persoon of de personen die ermee aan de slag zullen gaan. Er wordt zo nauwkeurig mogelijk opgeschreven wat er van ze wordt verwacht. Dit hoeft niet in een uitgebreid verhaal. Gebruik hiervoor steekwoorden en de van toepassing zijnde data of andere tijdstippen. Bij een volgende vergadering kan dan met de actiepunten in de hand worden gekeken of de afspraken van de vorige keer al zijn ingevuld. Handig toch? Zo kan je nooit meer iets vergeten en worden besluiten ook echt in daden omgezet. Veel plezier op je volgende vergadering!

Lees hier onze blog met tips voor digitaal vergaderen.

Veelgestelde vragen

Eerste publicatie op: 24 april 2021

• Deel Artikel:

B2B Communicatie Methodieken

Geschreven door: Team Kennisdomein

Van Kennisdomein

Team Kennisdomein bestaat uit specialisten die hun sporen hebben verdiend. Het team zorgt voor invulling van Kennisdomein vanuit de passie voor schrijven en het delen van kennis met anderen. De specialisten willen graag meer inzicht creëren in tal van onderwerpen zodat...

Meer informatie